Arhivare documente: Cum si cat se pastreaza actele financiar-contabile?

Fie ca vorbim despre facturi, balante sau registre contabile, toate documentele financiare trebuie pastrate un anumit timp si in anumite conditii. Nu e doar o recomandare, ci o obligatie legala.

In continuare, ne propunem sa oferim clarificari cu privire la trei aspecte frecvent intalnite in practica: necesitatea pastrarii documentelor pe suport de hartie, durata reglementata pentru arhivarea diferitelor tipuri de documente si formalitatile legale care trebuie respectate in momentul distrugerii documentelor pentru care termenul de pastrare a expirat. Prin analiza acestor puncte, ne dorim sa sprijinim contribuabilii, contabilii si administratorii de firme in respectarea cerintelor legale si in organizarea eficienta a arhivelor proprii.

1. Se mentine obligatorie pastrarea pe suport de hartie a fiecarui document financiar-contabil?

Potrivit Legii contabilitatii nr 82/1991:

“Art. 23.
(1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
(2) Persoanele prevazute la alin. (1) au obligatia sa asigure autoritatilor fiscale accesul la datele pastrate pe suporturi tehnice.
Art. 25. - 15/01/2023
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”

Potrivit Normelor generale din 5 noiembrie 2015 de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin ORDINUL nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 prevad la Litera C:

“C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile:
Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.”

Asadar, nu este obligatorie arhivarea documentelor pe suport de hartie daca aveti evidenta pe suport tehnic a acestora. Insa, in orice moment, trebuie sa aveti disponibilitatea de a lista aceste documente sau de a prezenta arhiva electronica la un eventual control.

2. Care este durata reglementata pentru pastrarea diferitelor tipuri de documente?

a) Documente financiar-contabile

Registre contabile, jurnale de vanzari si cumparari, balante de verificare etc.

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

b) Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale

Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

c) Documente justificative

Facturi, chitante, note de receptie, ordine de plata etc.

Perioada de arhivare: 5 ani.

Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe durata amortizarii contabile.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

d) Documente de inventariere

Documente de inventariere

Perioada de arhivare: 5 ani.

Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

e) Situatiile financiare si raportarile contabile semestriale, situatiile financiare anuale, situatiile financiare anuale consolidate, precum si situatiile financiare interimare

Perioada de arhivare: 10 ani.

Prevedere legala: Art. 28 alin. (2 1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Situatiile financiare si raportarile contabile prevazute la alin. (2) se pastreaza timp de 10 ani."

3. Ce formalitati se impun la distrugerea documentelor pentru care a expirat timpul de pastrare?

OMFP nr. 2634/2015 mentioneaza ca eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii.

In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal care se aproba de administratorul societatii si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Registrul de evidenta al arhivei cuprinde informatii privind dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea lor in decursul timpului.

Legislatia in vigoare nu face nicio referire cu privire la documentele care sunt eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. In acest sens, societatea poate decide sa le predea la o unitate specializata in vederea distrugerii.

De asemenea, la eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva societatii nu este necesara prezenta unei persoane de la Arhivele Nationale pentru distrugerea documentelor financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare.

Prin urmare, documentele pot fi distruse:

- de catre societate prin numirea unei comisii speciale in acest sens potrivit procedurilor proprii ale societatii, se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare;
- de catre o societate specializata in baza deciziei de distrugere emisa de comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realiza aceasta operatiune de distrugere.
In baza Deciziei de distrugere se inregistreaza scaderea acelor documente din Registru de evidenta a arhivei.

In caz de incetare a activitatii societatilor, actele sau documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990 sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

Potrivit prevederilor art. 261 din Legea 31/1990, in cazul in care documentele se pastreaza, dupa aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

Potrivit prevederilor art. 35 alin. (4) din Legea 82/1991, in caz de incetare a activitatii unei societati, situatiile financiare anuale, precum si registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.