Ordinului MFP nr. 2634/2015 permite arhivarea electronica a documentelor din 2016

Ordinul MFP nr. 2634/2015, publicat in Monitorul Oficial, Partea I din 9 decembrie 2015 modifica regulile privind documentele financiar-contabile. Acesta revizuieste prevederile Ordinului nr. 3512/2008, care urmeaza sa fie abrogat la 1 ianuarie 2016.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 arata ca documentele vor putea fi arhivate din 2016 atat in format electronic, cat si pe hartie. Singura conditie pentru arhivarea electronica este ca documentele sa poata fi listate in orice moment.

Conditii obligatorii pentru arhivarea electronica:

- sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
- sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;
fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control;
- sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugari ulterioare;
- sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
- sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile legii contabilitatii;
- sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;
- sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;

In plus, din nomenclatorul formularelor financiar-contabile vor disparea din ianuarie 2016 mai multe documente, printre care:

- procesul-verbal de plati
- fisa de cont analitic pentru cheltuieli de productie
- fisa de cont analitic pentru cheltuieli