PFA cu angajati: Cum se trateaza fiscal cheltuielile cu autoturismele

1. Vizite la clienti sau furnizori
-Negocierea contractelor in cadrul unor intalniri pentru stabilirea termenilor contractuali, discutii despre preturi, volume de achizitii sau conditii de plata.
-Prezentarea produselor sau serviciilor, realizarea de demonstratii practice, testari de produse sau explicatii detaliate pentru clientii potentiali.
-Gestionarea relatiilor comerciale prin organizarea de vizite la furnizori pentru verificarea procesului de productie, a calitatii produselor sau pentru renegocierea termenilor de livrare.

2. Prospectarea pietei
-Participarea la targuri si expozitii, vizite la evenimente de profil pentru a descoperi noi oportunitati, parteneriate sau tehnologii noi.
-Analiza concurentei prin vizite la punctele de vanzare ale competitorilor pentru a observa preturi, oferte, metode de promovare sau tendinte ale pietei.
-Testarea unor noi locatii prin deplasari pentru a analiza potentiale locatii pentru extindere, fie pentru deschiderea unui magazin, unui depozit sau unui birou nou.

3. Deplasari la punctele de lucru, banca, vama, oficiul postal sau autoritatile fiscale
Activitatile administrative presupun depunerea actelor contabile, ridicarea extraselor bancare, inregistrarea unor declaratii fiscale sau obtinerea unor documente oficiale.
Deplasari pentru depunerea documentatiei vamale, preluarea marfurilor importate sau rezolvarea unor eventuale probleme aparute la vama.
Ridicarea si expedierea documentelor sau coletelor: Trimiterea contractelor originale, a certificatelor de garantie, a produselor returnate sau primirea mostrelor de produse.

4. Intalniri cu parteneri de afaceri, investitori sau consultanti
Discutii, intalniri pentru obtinerea finantarii, negocieri cu banci, fonduri de investitii sau investitori privati.
Consultanta fiscala, juridica sau tehnica: Vizite la avocati, contabili, auditori sau specialisti pentru optimizarea aspectelor financiare sau juridice ale companiei.
Aliante strategice: Deplasari pentru stabilirea unor parteneriate sau colaborari pe termen lung.

5. Training-uri, workshop-uri si sesiuni de formare profesionala
Participarea la cursuri de perfectionare: Deplasari pentru sesiuni de instruire in domenii precum vanzari, management, tehnologie sau legislatie fiscala.
Certificari si acreditari: Cursuri necesare pentru obtinerea unor autorizatii (de exemplu, HACCP pentru domeniul alimentar, ISO pentru standarde de calitate).
Team building si sesiuni de motivare a angajatilor: Deplasari organizate pentru consolidarea echipei si cresterea productivitatii.

6. Supervizarea unor lucrari, proiecte sau filiale
Monitorizarea santierelor: Vizite pentru a urmari progresul lucrarilor de constructii, instalatii sau reparatii.
Controlul punctelor de lucru: Verificarea conformitatii operatiunilor cu procedurile interne si cu reglementarile in vigoare.
Testarea echipamentelor si a noilor procese: Deplasari pentru a verifica implementarea unor noi tehnologii sau echipamente achizitionate.

7. Achizitia de echipamente, materii prime sau produse necesare desfasurarii activitatii
Verificarea si testarea produselor: Deplasari la furnizori pentru a inspecta personal produsele inainte de achizitie.
Ridicarea materialelor: Cumpararea si transportul unor echipamente urgente necesare activitatii firmei.
Negocierea contractelor de leasing sau achizitie: Intalniri pentru achizitionarea de masini, utilaje sau alte bunuri necesare activitatii.

8. Deplasari in afara tarii pentru activitati de business
Extinderea afacerii la nivel international, acest lucru presupune efectuarea de vizite la posibili parteneri, clienti sau furnizori straini.
Participarea la licitatii sau contracte internationale: Deplasari pentru prezentarea ofertelor sau negocierea contractelor.
Obtinerea certificarilor internationale: Deplasari pentru audituri externe, training-uri specializate sau obtinerea unor licente speciale.
Toate aceste deplasari trebuie sa fie justificate prin documente specifice (ordin de deplasare, raport de activitate, contracte, facturi, invitatii la evenimente etc.) pentru a putea fi considerate cheltuieli deductibile fiscal.

Gestionarea corecta a cheltuielilor auto este esentiala pentru evitarea riscurilor fiscale.  Documentatia-suport reprezinta un element esential pentru justificarea deductibilitatii cheltuielilor auto.

"Un PFA care desfasoara activitati de inginerie si consultanta tehnica poate angaja un salariat?
Vor fi deductibile cheltuielile de intretinere cu cele 2 masini utilizate de proprietarul PFA si potentialul angajat?"

 Referitor la posibilitatea angajarii unui salariat de catre PFA, potrivit art. 17 alin. (1) din OUG nr. 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale,
(1) PFA poate desfasura activitatile pentru care este autorizata, singura sau impreuna cu cel mult 3 persoane, angajate de aceasta, in calitate de angajator, cu contract individual de munca, incheiat si inregistrat in conditiile legii.
 
Prin urmare, PFA poate angaja pana la trei salariati, fara ca titularul sa fie inclus in acest numar.
 
In situatia prezentata, PFA poate angaja o persoana care sa participe la realizarea proiectelor de inginerie si consultanta tehnica ce fac obiectul contractelor in derulare.
 
Referitor la deductibilitatea cheltuielilor de intretinere aferente celor doua autoturisme, potrivit art. 68 alin. (5) lit. j) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal,
(5) Urmatoarele cheltuieli sunt deductibile limitat:
(...)
j) cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii, aferente autoturismelor folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat potrivit alin. (7) lit. k) la cel mult un singur autoturism aferent fiecarei persoane; (...).
 
Potrivit art. 68 alin. (7) lit. k) din acelasi act normativ, 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul desfasurarii activitatii sunt nedeductibile, daca vehiculele au masa totala maxima autorizata de cel mult 3.500 kg si maximum 9 locuri, inclusiv locul soferului, si se afla in proprietate sau in folosinta. Aceeasi prevedere stabileste anumite exceptii de la limitarea deductibilitatii, pentru categoriile de vehicule expres mentionate de lege. Cheltuielile cu amortizarea nu intra sub incidenta acestei limitari, fiind supuse regulilor fiscale specifice.
 
In cazul prezentat, cheltuielile aferente ambelor autoturisme pot fi deductibile daca unul este utilizat de titularul PFA, iar celalalt de salariat, pentru deplasarile necesare realizarii proiectelor contractate.
 
In ceea ce priveste procentul de deductibilitate, cheltuielile de intretinere sunt deductibile integral, in proportie de 100%, daca autoturismele sunt utilizate exclusiv pentru desfasurarea activitatii PFA, iar utilizarea este justificata prin documente corespunzatoare.
 
Daca autoturismele sunt folosite atat pentru activitatea profesionala, cat si in scop personal, cheltuielile aferente sunt deductibile in limita a 50% din valoarea acestora.
Potrivit pct. 7 alin. (7) din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 1/2016, pentru aplicarea deductibilitatii limitate la 50% nu este obligatorie intocmirea foilor de parcurs in vederea justificarii acestui procent. In schimb, pentru deducerea integrala a cheltuielilor este necesara justificarea utilizarii exclusiv profesionale prin documente justificative si foi de parcurs.
 
Avand in vedere faptul ca PFA este inregistrat in scopuri de TVA, se aplica separat si prevederile art. 298 alin. (1) - (4) din Codul fiscal. Astfel, TVA aferenta cheltuielilor cu autoturismele utilizate mixt este deductibila in proportie de 50%, in timp ce utilizarea exclusiv in scopul activitatii economice permite deducerea integrala.

Sursa: Portalcontabilitate.ro