Prevenirea spalarii banilor in cabinetele de avocatura: Documente necesare si ce verifica cel mai frecvent ONPCSB

I. Documente privind organizarea interna

1. Decizia de desemnare a persoanei responsabile AML
- persoana desemnata pentru aplicarea Legii nr. 129/2019;
- atributiile acesteia;
- inlocuitorul acesteia (recomandat).

2. Organigrama cabinetului
- avocati titulari/asociati;
- avocati colaboratori;
- personal administrativ.

3. Fisele de post
- cu atributii AML pentru persoanele relevante.

II. Evaluarea riscurilor (document important)

Acesta este documentul pe care inspectorii il solicita aproape intotdeauna.
Trebuie sa cuprinda:

Analiza riscurilor specifice cabinetului
--> Riscuri privind clientii
- persoane fizice rezidente;
- persoane fizice nerezidente;
- persoane expuse public (PEP);
- persoane cu activitate in domenii sensibile;
- clienti care utilizeaza reprezentanti sau imputerniciti.

--> Riscuri privind serviciile

Risc redus:
- divort;
- exercitare autoritate parinteasca;
- stabilire domiciliu minor;
- pensie de intretinere.

Risc mediu:
- partaj bunuri comune;
- succesiuni cu elemente patrimoniale importante.

Risc ridicat:
- tranzactii imobiliare;
- transferuri de active;
- administrarea fondurilor clientilor;
- constituiri de societati;
- operatiuni cu elemente transfrontaliere.

--> Riscuri geografice
- Romania;
- state UE;
- state terte;
- jurisdictii cu risc ridicat.

--> Concluzii si masuri de diminuare
- identificarea clientului;
- identificarea beneficiarului real;
- verificarea PEP;
- monitorizarea relatiei de afaceri;
- pastrarea documentelor.

III. Politici si proceduri interne AML
Document distinct aprobat de conducerea cabinetului.
Ar trebui sa contina:

--> Procedura KYC (Know Your Customer)
- identificarea clientului;
- documentele acceptate;
- verificarea reprezentantilor;
- identificarea beneficiarului real.

--> Procedura PEP
Conform art. 3 din lege, trebuie sa existe procedura pentru identificarea persoanelor expuse public si a membrilor de familie/asociatilor apropiati.

--> Procedura de raportare catre ONPCSB
- identificarea suspiciunilor;
- flux intern de raportare;
- aprobarea raportului;
- transmiterea catre Oficiu.

--> Procedura de pastrare a documentelor
- termen de arhivare;
- accesul la informatii;
- protectia datelor.

--> Procedura de instruire a personalului
- frecventa instruirii;
- documentarea participarii.

IV. Registrul de evaluare a clientilor
Pentru fiecare client este util sa existe o fisa care sa contina: nume; CNP; tip client; serviciu prestat; nivel de risc (scazut/mediu/ridicat); PEP da/nu; beneficiar real identificat; data evaluarii.

V. Dosarele KYC ale clientilor
La un esantion de dosare selectate de inspectori trebuie sa puteti prezenta:
Pentru persoane fizice: copie CI; contract de asistenta juridica; fisa de risc; verificarea PEP (unde este cazul).
Pentru persoane juridice: certificat constatator; act constitutiv (daca este necesar); identificarea reprezentantului; declaratie beneficiar real sau extras din registrul beneficiarilor reali; fisa de risc.

VI. Registrul de instruire
Contine: data instruirii; participanti; tematica; semnaturi.
Ideal sa existe cel putin o instruire anuala.

VII. Dovezi ale instruirii: suportul de curs; prezentari; procese-verbale; teste de verificare (daca exista).

VIII. Registrul raportarilor catre ONPCSB
Daca au existat raportari: data raportarii; tipul raportarii; numar de inregistrare.
Daca nu au existat raportari: proces-verbal intern care consemneaza acest lucru; mentiune in procedura interna.

IX. Registrul incidentelor AML
Se recomanda sa existe un registru in care se noteaza: solicitari neobisnuite ale clientilor; refuzul furnizarii documentelor; suspiciuni analizate; masurile luate.
Chiar daca nu exista incidente, se poate tine registrul cu mentiunea fara incidente .

X. Documente privind beneficiarii reali
Legea impune identificarea beneficiarului real atunci cand clientul este persoana juridica.
Pregatiti: procedura interna; exemple de dosare; documentele utilizate pentru identificare.

XI. Declaratie privind activitatea cabinetului

Va recomand sa pregatiti si un document de 1-2 pagini care sa explice:
- ca activitatea principala este reprezentarea in litigii de divort si partaj;
- ponderea redusa sau inexistenta activitatilor prevazute la art. 5 alin. (1) lit. f);
- faptul ca nu administrati fonduri ale clientilor;
- faptul ca nu desfasurati activitati de constituire si administrare de societati;
- volumul anual de clienti.

Din experienta controalelor efectuate la profesiile liberale, inspectorii se concentreaza in principal pe:

- Existenta evaluarii riscului.
- Existenta procedurilor interne AML.
- Persoana desemnata AML (model atasat)
- Instruirea personalului.
- Identificarea beneficiarului real.
- Fisele de risc ale clientilor.
- Pastrarea documentelor.
- Modul de identificare a PEP.

Lipsa evaluarii riscului si lipsa procedurilor interne sunt, de regula, cele mai frecvente neconformitati constatate.

Corespunzator naturii si dimensiunii activitatii desfasurate, Cabinetul va desemna o persoana care are responsabilitati in aplicarea Legii 129/2019, cu precizarea naturii si limitelor responsabilitatilor incredintate. Documentele intocmite in acest sens se pastreaza la sediul entitatii raportoare.

Forma si continutului rapoartelor, va fi cea stabilita prin Ordinul nr. 191/2023 privind aprobarea formei si continutului rapoartelor prevazute la art. 6 si 7 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative si a metodologiei de transmitere a acestora.

Transmiterea rapoartelor se face numai in format electronic, prin intermediul portalului de raportare ONPCSB (portal), accesibil la adresa de internet https://raportari.onpcsb.ro.

Cabinet _________________

DECIZIE

Cabinet ______________, reprezentat de ______________ CNP/CUI ____________ in conformitate cu prevederile art. 23 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, desemneaza pe ___________________, posesoare a CI seria _____ nr. __________, eliberata la data de ___________ de ______________ CNP ______________, in calitate de persoana cu responsabilitati in aplicarea actului normativ mentionat mai sus.
Persoana resposabila va avea in vedere cel putin urmatoarele obiective:

1. cunoasterea prevederilor Legii nr. 219/2019, a normelor/instructiunilor de aplicare ale acesteia;
2. intocmirea si revizuirea de norme si proceduri de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului la nivelul societatii, conform art. 8 din Normele aprobate prin Ordinul nr. 37/2021 al Presedintelui ONPCSB;
3. identificarea clientilor si a persoanelor in numele sau in interesul carora acestia actioneaza, inainte de a initia orice relatie de afaceri sau de a efectua tranzactii in numele clientului;
4. identificarea operatiunilor suspecte de spalare a banilor si/sau finantare a terorismului;
5. realizarea unei analize la nivelul societatii cu privire la operatiunile efectuate cu sume in numerar, in lei sau in valuta; in masura in care societatea nu incaseaza si nu face plati in numerar a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, nu i se aplica prevederile art. 7 alin. (1) din Legea nr. 129/2019;
6. intocmirea, in forma si continutul prevazute de legislatia in vigoare, precum si transmiterea catre ONPCSB in termenele legale a rapoartelor de tranzactii, conform prevederilor legale.

Persoana responsabila are acces direct si in timp util la datele si informatiile necesare indeplinirii obligatiilor prevazute de Legea nr. 129/2019, detinute de evaluatorul autorizat in cadrul caruia este angajata.

Reprezentant legal,
_______________________

Ordinul nr. 191/2023 privind aprobarea formei si continutului rapoartelor prevazute la art. 6 si 7 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative si a metodologiei de transmitere a acestora

Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative

Art. 5. -
(1) Intra sub incidenta prezentei legi urmatoarele entitati raportoare:
f) notarii publici, avocatii, executorii judecatoresti si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor, operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societati, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare sau a altor structuri similare, precum si in cazul in care participa in numele sau pentru clientii lor in orice operatiune cu caracter financiar ori vizand bunuri imobile; crearea, functionarea sau administrarea de fiducii, societati, fundatii sau structuri similare.

Sursa: Portalcodulfiscal.ro