RO e-Factura pentru PFA: Ce trebuie sa stiti despre termene, exceptii si sanctiuni

De la 1 ianuarie 2026, potrivit O.U.G. nr. 89/2025 (care a modificat O.U.G. nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania), factura se transmite in RO e-Factura in termen de cinci zile lucratoare de la emitere, cu respectarea limitei de cinci zile lucratoare calculate de la data-limita prevazuta de art. 319 alin. (16) din Codul fiscal pentru emiterea facturii.

Termenul de cinci zile lucratoare priveste transmiterea in RO e-Factura, in timp ce termenul de emitere a facturii ramane distinct. Pentru operatiunile obisnuite, factura trebuie emisa cel tarziu pana in a 15-a zi a lunii urmatoare faptului generator. Prin urmare, procedura interna trebuie sa urmareasca separat emiterea si incarcarea in sistem.

O procedura sigura presupune transmiterea zilnica sau automata. Trebuie urmarite data emiterii, data incarcarii, mesajul de validare si identificatorul sistemului. Calitatea de factura electronica transmisa prin sistem se dobandeste dupa validarea fisierului.

Facturile emise de operatorii economici catre consumatori se transmit in sistem si in anul 2026. RO e-Factura functioneaza insa, in relatia B2C, ca sistem de raportare catre ANAF. Furnizorul trebuie sa comunice factura clientului prin modalitatea convenita: pe hartie, prin e-mail sau prin alt mijloc acceptat.

Comunicarea CNP-ului de catre cumparator este optionala pentru completarea facturii B2C. In aceasta situatie se utilizeaza codul format din 13 cifre de zero, conform art. 10.1 alin. 3) din O.U.G. nr. 120/2021. Colectarea sistematica a CNP-ului poate genera probleme privind protectia datelor. Trebuie analizat separat consumatorul de persoana fizica ce actioneaza ca persoana impozabila.

Furnizorii si prestatorii stabiliti in Romania transmit in RO e-Factura si facturile emise catre persoane impozabile cu sediul economic in afara Romaniei, dar inregistrate in scopuri de TVA aici, pentru operatiuni al caror loc este in Romania. In paralel, factura se comunica beneficiarului potrivit regulilor Codului fiscal. Sunt relevante codul de TVA utilizat, locul operatiunii si calitatea beneficiarului.

Legea nr. 88/2026 (care a modificat O.U.G. nr. 120/2021) a schimbat solutia avuta initial in vedere pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice si se identifica fiscal prin CNP. De la 1 iunie 2026, utilizarea RO e-Factura este optionala pentru furnizorii si prestatorii din aceasta categorie, prin inscrierea in registrul special. Regimul optional se aplica strict persoanelor identificate fiscal prin CNP.

PFA, intreprinderile individuale, profesiile liberale si celelalte persoane care utilizeaza un cod de identificare fiscala distinct, urmeaza regulile generale.

Tot Legea nr. 88/2026 excepteaza agricultorii persoane fizice care aplica regimul special prevazut de Codul fiscal. In practica, configurarea clientului ori furnizorului ca exceptat se face dupa verificarea incadrarii sale in regimul fiscal indicat de lege.

Factura validata ramane in sistem. Corectarea se efectueaza conform art. 330 din Codul fiscal, iar documentul de corectie se transmite prin RO e-Factura. Procedura interna pastreaza legatura cu factura initiala si previne retransmiterea aceluiasi document cu numar diferit.

Exemplarul original al facturii electronice este fisierul XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor. PDF-ul reprezinta forma de vizualizare. Arhivarea trebuie sa permita regasirea XML-ului validat, a mesajelor sistemului si a documentelor comerciale care justifica operatiunea.

Nerespectarea termenului de transmitere, atrage amenzi diferentiate dupa categoria contribuabilului, conform art. 13.1 - 13.3) din O.U.G. nr. 120/2021: intre 5.000 si 10.000 lei pentru contribuabilii mari, intre 2.500 si 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii si intre 1.000 si 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice si pentru persoanele fizice. In relatia B2B, emiterea, respectiv primirea si inregistrarea unei facturi fara respectarea circuitului obligatoriu, se sanctioneaza cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii, conform art. 13.2) alin. 2) din O.U.G. nr. 120/2021.

Reconcilierea lunara trebuie sa compare registrul de vanzari cu facturile validate, facturile din sistem cu evidenta furnizorilor si documentele respinse cu cele retransmise. Se verifica seriile lipsa, duplicatele, stornarile si diferentele fata de contabilitate.

Conformarea presupune un circuit complet: emiterea facturilor la termen, validarea in sistem, comunicarea catre client, inregistrarea contabila si arhivarea XML-ului. Antreprenorul trebuie sa asigure informatia comerciala corecta, iar contabilul sa verifice rezultatul transmiterii facturii in Ro e-factura. O procedura clara, aplicata lunar, reduce costurile si efortul necesar corectarii ulterioare a facturilor raportate incomplet sau in afara termenului.

Articolul a fost preluat din platforma DomeniulFiscal.ro, unde gasiti informatii fiscale si contabile actualizate, explicatii privind modificarile legislative si solutii pentru situatiile concrete cu care va confruntati. Prin intermediul platformei, aveti acces la consultanta celor 17 experti, carora le puteti adresa intrebari atat prin e-mail, cat si telefonic. DomeniulFiscal.ro va ajuta sa intelegeti corect legislatia fiscala si sa aplicati in practica cele mai potrivite solutii pentru activitatea dumneavoastra.