Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit normelor prevazute in O.M.F.P. nr. 2.634/2015, cu modificarile si completarile ulterioare. Pentru situatii in care, prin reglementari speciale, se prevede ca documentul original trebuie sa fie pastrat la alta entitate, la inregistrarea in contabilitate se utilizeaza copia documentului respectiv.
Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.
In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:
– datele de identificare a documentelor disparute;
– numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documen telor;
– data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
– conducatorul entitatii;
– conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
– persoana responsabila cu pastrarea documentelor;
– seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.
Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.
In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul origi nal, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.
Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“.
Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:
– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
– dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
– o copie a documentelor reconstituite.
In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiu nea „DUPLICAT“, cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anu leaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.
Pentru a veni in sprijinul persoanelor fizice, lucrarea contine:
- explicatii clare privind succesiunea logica si legala a activitatilor
- modele de calcul detaliate pentru intelegerea usoara si asimilarea rapida a cerintelor legislative
- informatii, link-uri, adrese utile pentru respectarea termenelor de depunere/plata a declaratiilor.
PFA la norma de venit: registre contabile obligatorii, facturare si obligatii declarative
Titular PFA si salariat: datoareaza CAS si CASS?
SAGA pentru PFA. Cum se inregistreaza achizitia de obiecte de inventar
Incetare activitate in 2023. Model de calcul CAS si CASS pentru PFA-uri
Persoanele fizice care primesc aceasta notificare sunt pe lista de control a Fiscului
