Documente PFA pierdute, sustrase sau distruse: care este procedura de urmat

de Alina Ilie la 02 Mai. 2023

Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!

Documente PFA pierdute, sustrase sau distruse: care este procedura de urmat

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit normelor prevazute in O.M.F.P. nr. 2.634/2015, cu modificarile si completarile ulterioare. Pentru situatii in care, prin reglementari speciale, se prevede ca documentul original trebuie sa fie pastrat la alta entitate, la inregistrarea in contabilitate se utilizeaza copia documentului respectiv.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:

– datele de identificare a documentelor disparute;

Cartea Verde a impozitului pe venit si a contributiilor

Vezi AICI detalii

Impozit MICRO Tratament fiscal 2025

Vezi AICI detalii

Contabilitatea in partida simpla

Vezi AICI detalii

– numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documen telor;

– data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

– conducatorul entitatii;

– conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

– persoana responsabila cu pastrarea documentelor;

– seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul origi nal, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:

– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;

– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

– dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

– dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;

– o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiu nea „DUPLICAT“, cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.

Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anu leaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.

Materialul a fost extras din lucrarea "Cartea Verde a PFA. Contabilitatea si obligatiile fiscale". De la infiintarea PFA pana la radierea ei, aici gasesti totul! Informatii contabile, fiscale, juridice din surse legale, in vigoare.

Pentru a veni in sprijinul persoanelor fizice, lucrarea contine:

- explicatii clare privind succesiunea logica si legala a activitatilor

- modele de calcul detaliate pentru intelegerea usoara si asimilarea rapida a cerintelor legislative

- informatii, link-uri, adrese utile pentru respectarea termenelor de depunere/plata a declaratiilor.

Autor: Alina Ilie

Alina Ilie s-a alaturat echipei PortalPFA.ro in anul 2020 pentru a prezenta cele mai importante noutati din domeniul fiscal-contabil. In prezent scrie pentru dumneavoastra despre tot ceea ce inseamna proceduri fiscale, gestionarea taxelor si a impozitelor, obligatii legale PFA, aplicarea corecta a TVA , cu accent pe explicarea detaliata a CE este important de retinut, CUM ne afecteaza aceste informatii si DE CE este bine sa aplicam corect legea actualizata.

Ti-a placut acest articol? Recomanda-l prietenilor:

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit

Adauga adresa de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit

Taxe PFA 2025 baza de calcul privind CASS si exceptii