Formularul C168: Cum inregistrezi contractul de chirie la ANAF

Obligatia completarii si transmiterii formularului C168 la organul fiscal revine exclusiv persoanelor fizice, astfel cum rezulta din partea introductiva a OPANAF 161/2025 privind modificarea Ordinului presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 114/2019 pentru aprobarea Procedurii de inregistrare a contractelor de locatiune, precum si a modelului si continutului formularului "Cerere de inregistrare a contractelor de locatiune", dupa cum urmeaza:
"In temeiul dispozitiilor art. 83 alin. (6) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, ale art. 342 alin. (1) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale art. 11 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 520/2013 privind organizarea si functionarea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare,

Avand in vedere prevederile art. 83 alin. (6) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, ale art. 1.798 din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si avizul conform al Ministerului Finantelor comunicat prin Adresa nr. 835.779 din 30.01.2025, presedintele Agentiei Nationale de Administrare Fiscala emite urmatorul ordin: (...)".

Astfel, art. 83* alin. (5)-(6) din legea 227/2015 privind Codul fiscal stabileste ca:
"(5) Contribuabilii care obtin venituri din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal, altele decat veniturile din arendare si cele din inchirierea pe termen scurt de catre proprietari a camerelor situate in locuinte proprietate personala, au obligatia inregistrarii contractului incheiat intre parti, precum si a modificarilor survenite ulterior, in termen de cel mult 30 de zile de la incheierea/producerea modificarii acestuia, la organul fiscal competent. In situatia in care bunul este detinut in comun, prin contractul de inchiriere sau, dupa caz, prin actul de modificare a acestuia, se desemneaza proprietarul, uzufructuarul sau alt detinator legal care indeplineste obligatia inregistrarii contractului incheiat intre parti.
(6) Procedura de aplicare a prevederilor alin. (5) se stabileste prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala."

*Nota: Art. 83 face parte din Titlul IV "Impozitul pe venit" din CF, titlu care se refera exclusiv la persoanele fizice, nu la cele juridice.

Inregistrarea contractelor de inchiriere la organul fiscal se face in baza formularului C168 denumit Cerere de inregistrare a contractelor de locatiune (conform cu prevederile O.P.A.N.A.F. nr. 114/2019, cu modificarile si completarile ulterioare).

Cererea de inregistrare a contractelor de locatiune (formular C168), insotita de o copie a contractului de locatiune (pe care locatorul va inscrie mentiunea conform cu originalul si o va semna), se depune la registratura organului fiscal competent sau prin mijloace electronice de transmitere la distanta (SPV).

Mentiunile privind modificarea sau incetarea contractului de inchiriere se declara prin completarea si depunerea cererii, avand bifata in formular casuta Modificare sau Incetare, dupa caz, insotita de documentele justificative.

Conform Procedurii de inregistrare a contractelor de locatiune, obligatia de depunere a formularului C168 intervine doar in cazul persoanelor fizice in urmatoarele situatii:

-La incheierea contractului de inchiriere.
-La modificarea oricarui element contractual.
-La incetarea contractului.

Astfel, obligatia de redepunere apare doar in cazul unor modificari asupra contractului initial sau la finalizarea perioadei contractuale. Conform procedurii, la momentul unei eventuale modificari sau incetari, se va depune varianta cea mai recenta a formularului, disponibila pe site-ul ANAF.

Formularul C168 actualizat este disponibil AICI >>

 

In continuare analizam urmatorul studiu de caz: "SC RO SRL inchiriaza un apartament pentru un salariat, de la o persoana fizica.

Avem urmatoarele intrebari:
1. Modul de calcul al platii chiriei.
2. Care sunt obligatiile noastre ca PJ, in calitate de chirias, din punct de vedere al ANAF?
3. Cine are responsabilitatea declararii contractului de chirie: noi, ca chirias PJ, sau proprietarul PF?
4. Ce declaratii fiscale trebuie facute catre ANAF?
5. Exista o plafonare a deductibilitatii chiriei pentru noi, ca PJ (chirias)?"

Raspuns:
1. Modul de calcul al platii chiriei

Presupun ca este vorba de inchiriere pe termen lung si inchirierea se incadreaza la cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal. In acest caz, pentru exemplificarea modului de calcul, presupunem ca valoarea chiriei conform contract este de 1.000 lei. Din cei 1.000 lei se calculeaza o cota forfetara de 20% = 200 lei. Impozitul de 10% se aplica la 1.000 lei - cota forfetara de 200 lei = 800 lei. Acest impozit de 80 lei se retine la sursa si persoanei fizice i se achita doar diferenta 1.000 lei - 80 lei = 920 lei. Baza legala - articolul 84 1 din Codul fiscal, prezentat mai jos.

Veniturile din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal sunt veniturile, in bani si/sau in natura, provenind din cedarea folosintei bunurilor mobile si imobile, obtinute de catre proprietar, uzufructuar sau alt detinator legal, altele decat veniturile din activitati independente.

2. Care sunt obligatiile noastre ca PJ in calitate de chirias, din punct de vedere al ANAF

Aveti obligatia retinerii impozitului de 10% conform calculelor de mai sus si plata acestuia pana pe data de 25 a lunii urmatoare inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut. Deasemenea, aveti obligatia declararii acestui impozit prin declaratia 100 si obligatia depunerii declaratiei informative privind impozitul retinut la sursa - declaratia 205.

3. Cine are responsabilitatea declararii contractului de chirie, noi ca PJ (chirias) sau proprietarul PF?

Persoana fizica, care obtine venituri din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal (altele decat veniturile din arendare si cele din inchirierea pe termen scurt de catre proprietari a camerelor situate in locuinte proprietate personala) are obligatia inregistrarii contractului incheiat intre parti, precum si a modificarilor survenite ulterior prin Formularul C168, in termen de cel mult 30 de zile de la incheierea/producerea modificarii acestuia, la organul fiscal. OPANAF 161/03.02.2025

4. Ce declaratii FISCALE trebuie facute catre ANAF?

Persoana juridica, chirias - 100, 205.
Persoana fizica - C168, Declaratia Unica doar pentru CASS daca depaseste plafonul de 6/12/24 salarii intr-un an.

5. Exista o plafonare de deductibilitate a chiriei pentru noi ca PJ (chirias)?

In ceea ce priveste salariatul

Pana la nivelul de 20% din salariul de baza minim brut pe tara, contravaloarea chiriei nu reprezinta venit impozabil la salariat, conf art 74 alin 4 1 prezentat mai jos. Toate sumele care depasesc aceasta valoare(20%*4,050 =810 lei) trebuie tratate drept avantaje de natura salariala (incluse in statul de salarii, cu retinerea impozitului pe venit si a contributiilor sociale).

Din punct de vedere al impozitului pe profit

Cheltuielile inregistrate de angajator cu inchirierea unei locuinte pentru a fi pusa la dispozitie salariatului sunt deductibile la calculul impozitului pe profit in limita normelor regasite la art. 25 alin. (3) lit. j) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal, completate de pct. 15 alin. (2) din normele de aplicare aprobate prin HG 1/2016.

Articolul 25.(3) Codul fiscal Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
j) cheltuielile pentru functionarea, intretinerea si repararea locuintelor de serviciu, deductibile in limita corespunzatoare suprafetelor construite prevazute de Legea locuintei nr. 114/1996, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
Norme metodologice de aplicare a art. 25 alin. (3) lit. (j):
15.(2) In aplicarea art. 25 alin. (3) lit. j) din Codul fiscal, in cazul locuintei de serviciu date in folosinta unui salariat sau administrator, cheltuielile pentru functionarea, intretinerea si repararea acesteia sunt deductibile in limita corespunzatoare raportului dintre suprafata construita prevazuta de Legea locuintei nr. 114/1996, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, majorata cu 10%, si totalul suprafetei construite a locuintei de serviciu respective.

Articolul 84 1 din  Codul fiscal Reguli privind stabilirea impozitului pentru veniturile din cedarea folosintei bunurilor, altele decat cele din arendarea bunurilor agricole si din inchirierea pe termen scurt de catre proprietari, uzufructuari sau alti detinatori legali a camerelor situate in locuinte proprietate personala, platite de persoane juridice sau alte entitati care au obligatia de a conduce evidenta contabila
(1) In cazul veniturilor din cedarea folosintei bunurilor, altele decat cele din arendarea bunurilor agricole si din inchirierea pe termen scurt de catre proprietari, uzufructuari sau alti detinatori legali a camerelor situate in locuinte proprietate personala, platite de persoane juridice sau alte entitati care au obligatia de a conduce evidenta contabila, venitul brut reprezinta totalitatea sumelor in bani si/sau echivalentul in lei al veniturilor in natura stabilite potrivit contractului incheiat intre parti. Venitul brut se majoreaza cu valoarea cheltuielilor ce cad, conform dispozitiilor legale, in sarcina proprietarului, uzufructuarului sau a altui detinator legal, daca sunt efectuate de cealalta parte contractanta.
(3) Venitul net din cedarea folosintei bunurilor, altul decat venitul din arendarea bunurilor agricole si din inchirierea pe termen scurt de catre proprietari, uzufructuari sau alti detinatori legali a camerelor situate in locuinte proprietate personala, se stabileste la fiecare plata, de catre platitorii de venit, persoane juridice sau alte entitati care au obligatia de a conduce evidenta contabila, prin deducerea din venitul brut a cheltuielilor
determinate prin aplicarea cotei de 20% asupra acestuia.
(4) Platitorii veniturilor, persoane juridice sau alte entitati care au obligatia de a conduce evidenta contabila au si obligatia de a calcula, retine, declara si plati impozitul corespunzator sumelor platite, precum si de a elibera, la solicitarea proprietarului, uzufructuarului sau a altui detinator legal, beneficiar de venit, un document care saateste cuantumul impozitului pe venit retinut si platit.
(5) Impozitul se calculeaza prin aplicarea cotei de 10% asupra venitului net si se retine la sursa, de catre platitorii de venituri prevazuti la alin. (4), la momentul platii veniturilor.
(6) Impozitul calculat si retinut reprezinta impozit final si se plateste la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut.

Articolul 76 alin. (4 1) din Codul fiscal
(4 1) Urmatoarele venituri cumulate lunar nu reprezinta venit impozabil in intelesul impozitului pe venit, in limita plafonului lunar de cel mult 33% din salariul de baza corespunzator locului de munca ocupat sau din solda lunara/salariul lunar acordata/acordat potrivit legii:
......................
c) cazarea si contravaloarea chiriei pentru spatiile de cazare/de locuit puse de catre angajatori la dispozitia angajatilor proprii, persoane fizice care realizeaza venituri din salarii sau asimilate salariilor, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern, in limita unui plafon neimpozabil de 20% din salariul de baza minim brut pe tara garantat in plata/luna/persoana, in urmatoarele conditii:
(i) angajatul, sotul/sotia acestuia nu detin o locuinta in proprietate personala sau in folosinta in localitatea in care isi desfasoara activitatea;

(ii) spatiul de cazare/de locuit se afla in unitatile proprii, inclusiv de tip hotelier sau intr-un imobil inchiriat in acest scop de la o terta persoana, de catre angajator;
(iii) contractul de inchiriere dintre angajator si terta persoana este incheiat in conditiile legii;
(iv) plafonul neimpozabil se acorda unuia dintre soti, in cazul in care ambii soti desfasoara activitate in aceeasi localitate, la acelasi angajator sau la angajatori diferiti, pe baza declaratiei pe propria raspundere a acestuia.

Sursa: Portalcontabilitate.ro