Contabilitatea in partida simpla pentru PFA: ce trebuie sa stiti despre arhivarea documentelor contabile

Pentru PFA-urile care utilizeaza sistemul real (partida simpla) exista anumite cerinte legale referitoare la evidenta financiara si contabila. In primul rand, conform Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 170/2015, trebuie utilizate urmatoarele documente si registre:


Registrul-jurnal de incasari si plati: Acesta este un registru in care trebuie inregistrate toate tranzactiile de incasari si plati efectuate de catre PFA, inclusiv detaliile aferente acestora.

Registrul-inventar: Acest registru este utilizat pentru inregistrarea bunurilor si valorilor patrimoniale ale PFA, precum si pentru evidenta acestora.

Documentele justificative: Facturile, chitantele si alte documente asemanatoare care atesta tranzactiile si operatiunile efectuate de catre PFA trebuie pastrate si utilizate in evidenta financiara.

Codul fiscal prevede, de asemenea, utilizarea Registrului de evidenta fiscala. Acest registru trebuie sa contina informatii despre facturile emise si primite, inclusiv numarul, data, valoarea si alte detalii relevante legate de tranzactiile fiscale.

In lucrarea Contabilitatea in partida simpla sunt enumerate operatiunile de evidenta contabila din activitatea unei PFA inregistrate in scopuri de TVA, cu accent pe inregistrarile din Registru de incasari si plati, Fisa pentru operatiuni diverse, Fisa mijlocului fix si alte documente contabile relevante.

De la mijlocul lunii ianuarie 2023, conform modificarilor aduse Legii contabilitatii, a fost stabilita o perioada unica de arhivare pentru registrele contabile obligatorii si pentru documentele justificative, inclusiv pentru statele de salarii. Aceasta perioada de arhivare este de cinci ani si se calculeaza de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite aceste documente. Astfel, toate registrele contabile si documentele justificative trebuie pastrate si arhivate timp de cinci ani de la data mentionata.

Modificari recente a suferit si Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 75 din 21 ianuarie 2005, cu modificarile si completarile ulterioare, dupa cum urmeaza:
Memoria fiscala este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie sa permita obligatoriu acumulari progresive ale datelor, fara ca acestea sa poata fi modificate sau sterse, precum si conservarea in timp a acestora pe o perioada de 5 ani.

Anterior, termenul a fost de 10 ani.

Mai mult, Registrul special prevazut la art. 1 alin. (8) din O.G. nr. 28/1999 si Raportul fiscal de inchidere zilnica sunt documente avute in vedere de catre organele fiscale cu ocazia verificarii veniturilor care stau la baza determinarii impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat. Registrul special prevazut la art. 1 alin. (8), precum si rapoartele fiscale de inchidere zilnica se arhiveaza si se pastreaza pe o perioada de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost emise. Obligatia privind arhivarea si pastrarea raportului fiscal de inchidere zilnica pe o perioada de 5 ani nu se aplica operatorilor economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale care potrivit dispozitiilor art. 3 alin. (21) nu inglobeaza constructiv dispozitivul de imprimare.

Anterior, termenul de pastrare a registrului special era de 10 ani, iar termenul nu se calcula incepand cu data de 1 iulie a anului urmator.

Operatorii economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale definite la art. 3 alin. (1) si (2) O.G. nr. 28/1999 la umplerea memoriei fiscale, atunci cand aceasta trebuie inlocuita ca urmare a defectarii, ori cand nu mai poate fi folosita de catre utilizatori din diverse motive, precum si in cazul in care acestia isi inceteaza activitatea, sunt obligati sa asigure pastrarea si arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioada de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

Arhivare documente PFA: ce reguli trebuie respectate

Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli:

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea;
- dosarele continand documente financiar-contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea conditiilor prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

In cazul incetarii activitatii contribuabilului, documentele se predau la arhivele statului in conformitate cu dispozitiile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, daca legea nu dispune altfel.

Operatiunile privind evidenta si gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale contribuabililor se considera valabile numai daca sunt justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile si justificative, contribuabilul va lua masuri de reconstituire a acestora in termen de cel mult 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Iti oferim acum cel mai nou instrument practic – Contabilitatea in partida simpla – lucrarea digitala pe stick de memorie! Fara a pretinde posesia de notiuni elaborate de contabilitate, iti ofera acum sprijinul in simplificarea procesului de evidenta financiara prin utilizarea contabilitatii in partida simpla. Ai acum un ghid practic, de tinere pas cu pas a contabilitatii in partida simpla.

Foto: pixabay.com