Digitalizarea bonului fiscal: Ce ar trebui sa faca firmele pana la 1 noiembrie 2026

Modificarile propuse nu apar izolat, ci sunt rezultatul unui proces legislativ inceput in 2024, prin interventii succesive asupra OUG nr. 28/1999 si a cadrului aferent sistemului e-Factura.
Nota de fundamentare subliniaza ca noile reglementari sunt necesare pentru:

-extinderea tipului de informatii transmise de casele de marcat catre ANAF;

-corelarea cu sistemele digitale deja implementate (in special RO e-Factura);

-eliminarea unor limitari tehnice actuale (de exemplu, faptul ca anumite date existente pe bon nu sunt transmise in XML).

Practic, sistemul actual functioneaza fragmentat: aparatele pot afisa anumite informatii, dar acestea nu ajung integral in bazele de date ale ANAF. Proiectul urmareste tocmai eliminarea acestei discrepante.

Una dintre cele mai vizibile schimbari este introducerea codului QR pe bonul fiscal.

Acesta va include date importante despre tranzactie, precum identificatori unici ai bonului si elemente care permit verificarea rapida a autenticitatii.

Mai mult, proiectul stabileste inclusiv pozitionarea codului QR (in partea finala a bonului) si faptul ca structura informatiilor va fi standardizata prin ordin ANAF.

Implicatia practica: bonul fiscal devine verificabil instant, inclusiv de catre client, ceea ce creste transparenta si reduce riscul de frauda.

Proiectul stabileste un termen ferm pentru conformare: operatorii economici trebuie sa isi adapteze sistemele si sa transmita noile fisiere XML catre ANAF pana la 1 noiembrie 2026, data care marcheaza finalul perioadelor succesive de amanare si momentul de la care neconformarea nu va mai fi tolerata.

Termenul este corelat cu necesitatea actualizarii software-ului caselor de marcat, obtinerii avizelor tehnice si implementarii noilor structuri de date.

Proiectul nu vizeaza doar forma bonului, ci si fluxul de date. Se propune actualizarea structurii fisierelor XML transmise catre ANAF, transmiterea unor informatii suplimentare (inclusiv CUI beneficiar, daca este solicitat) si integrarea completa in sistemul national de monitorizare fiscala. Anumite informatii deja existente pe bon (precum CUI beneficiar) vor deveni relevante si din perspectiva raportarii, nu doar a tiparirii.  In practica, acest lucru apropie bonul fiscal de logica e-Factura: documentele fiscale devin surse de date in timp real pentru ANAF.

Un alt element de noutate il reprezinta flexibilizarea obligatiei de tiparire. Conform modificarilor propuse, pentru platile cu cardul, bonul nu mai trebuie obligatoriu tiparit. Acesta poate fi generat electronic si oferit doar la cererea clientului.

Simplificarea procedurilor si reducerea birocratiei

Nota de fundamentare evidentiaza explicit obiectivul de reducere a sarcinii administrative. Printre masurile relevante:

-eliminarea unor deplasari inutile la organul fiscal (de exemplu, pentru registrul special);
-reducerea interactiunilor fizice cu ANAF;
-pastrarea unui singur punct de interactiune administrativa.

In plus, termenul de arhivare pentru registrul special, rapoartele Z si memoria fiscal, este redus de la 10 ani la 5 ani, in linie cu legislatia contabila actualizata.

Potrivit Normelor metodologice pentru aplicarea OUG nr. 28/1999,  pot solicita eliberarea autorizatiei de distributie a aparatelor de marcat electronice fiscale operatorii economici care au prevazuta in obiectul lor de activitate comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a calculatoarelor, echipamentelor periferice si software-ului - cod CAEN 4651/4652 si 4741/4742. De asemenea, unitatile acreditate pentru service trebuie sa aiba mentionata in obiectul lor de activitate activitatea de service pentru aparate de marcat electronice fiscale, cod CAEN 9511. Prin Ordinul presedintelui Institutului National de Statistica privind actualizarea Clasificarii activitatilor din economia nationala - CAEN nr. 377/2024, act normativ care a intrat in vigoare incepand cu data de 1 ianuarie 2025, a fost aprobata versiunea revizuita a CAEN, respectiv CAEN Rev. 3.

Astfel, codurile CAEN 4651/4652 si 4741/4742 prevazute la art. 78 alin. (1) lit. c) si codul CAEN 9511 mentionat la art. 106 alin. (1) din Normele metodologice au fost inlocuite cu codurile CAEN 4650 si 4740, respectiv codul CAEN 9510 prevazute in CAEN Rev. 3.

Desi termenul este pana cel mai tarziu la data de 1 noiembrie 2026,  impactul este imediat la nivel de planificare.

Firmele ar trebui sa aiba in vedere analiza sistemelor existente (compatibilitatea caselor de marcat si a software-ului), discutii cu furnizorii  (pentru actualizari si certificari tehnice), adaptarea fluxurilor interne - in special pentru transmiterea datelor si integrarea cu alte sisteme (ERP, e-Factura), precum si bugetarea costurilor  (implementarea nu va fi neutra din punct de vedere financiar).

Bonul fiscal ramane o dovada a tranzactiei, dar devine si o componenta activa a sistemului de raportare fiscala in timp real. In combinatie cu e-Factura si celelalte initiative de digitalizare, masura consolideaza directia ANAF catre un model de control bazat pe date, nu pe inspectii ulterioare. Ramane de vazut in ce masura mediul de afaceri va reusi sa se adapteze pana la termenul-limita.

Sursa: PortalCodulFiscal.ro