Ghid e-Factura. TOT ce trebuie sa stiti pentru a emite si prelua facturi electronice de la 1 ianuarie 2024

Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) au lansat un ghid destinat contribuabililor care furnizeaza informatii esentiale, practice, cu privire la sistemul de facturare electronica.

In cele ce urmeaza, va prezentam, potrivit ghidului realizat de MFP si ANAF, modalitatea de utilizare si accesare a sistemului RO e-Factura.

Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML: cele doua metode

Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual (SPV). Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza prin doua metode:

I. Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO eFactura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);

II. Incarcare web - utilizarea aplicatiei puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

Astfel, in cazul in care nu dispuneti de o aplicatie proprie pentru generarea facturii electronice, puteti utiliza aplicatia gratuita pentru completarea datelor de facturare si transmiterea facturii electronice.

Modalitatea de utilizare a aplicatiei gratuite

1. Accesarea aplicatiei si generarea/validarea fisierului XML

Accesul la aplicatia de generare a facturii in format XML, pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor, nu necesita autentificare, aceasta putand fi astfel utilizata la scara larga. Aplicatia se regaseste pe portalul https://mfinante.gov.ro.
 
Dupa completarea informatiilor solicitate de aplicatie, referitoare la Informatii generale, Detalii vanzator, Detalii cumparator si informatii despre Produs, se poate accesa sectiunea Recapitulare care este precompletata pe baza valorilor inregistrate anterior si unde sunt furnizate informatii referitoare la Detalierea TVA, prin agregarea acesteia pe tipuri de cote, si unde sunt prezentate Totalurile Generale la nivelul documentului.

In situatia in care toate informatiile sunt corecte, se acceseaza sectiunea Generare Factura, care reprezinta ecranul final al aplicatiei, unde este inclus butonul Generare factura, care faciliteaza descarcarea pe statia locala a fisierului XML.

Pe portalul https://mfinante.gov.ro se regaseste si instrumentul Validare XML factura ce faciliteaza verificarea facturii, indiferent daca aceasta a fost generata utilizand aplicatia pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor sau daca a fost generata utilizand o aplicatie proprie.

Dupa incarcarea fisierului XML in sistemul RO e-Factura, prin upload din calculatorul propriu se va apasa butonul Valideaza, dupa care se va astepta, astfel incat aplicatia sa ofere un raspuns pentru fisierul incarcat.

2. Transmiterea facturii
 

In vederea transmiterii facturii trebuie sa fiti inregistrati in Spatiul Privat Virtual si sa va autentificati pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat.

Dupa autentificarea in Spatiul Privat Virtual, se selecteaza optiunea Trimitere factura din meniul Factura electronica.

Dupa alegerea optiunilor din listele puse la dispozitie in campurile Sintaxa XML (predefinit pentru standardul UBL) si CIF factura (se specifica CIF vanzator, avand in vedere ca un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe Coduri de identificare fiscala) se va apasa butonul Choose File si se va alege fisierul XML salvat pe calculatorul personal si se apasa butonul Transmitere XML Factura.

Aplicatia va intoarce un raspuns cu privire la incarcarea cu succes a fisierului („fisierul a fost transmis cu succes si urmeaza a fi prelucrat”) si va emite un ID (index de incarcare) prin intermediul caruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii.

Acest ID se va copia in campul „Verificare stare fisier transmis anterior”, dupa care se va apasa butonul „Verifica”, la scurt timp afisandu-se un mesaj de instiintare care atesta prelucrarea facturii.

Sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, denumit „Index de incarcare”, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

Atentie! Fisierele valide vor fi disponibile in sistem pentru descarcare pentru o perioada de 60 zile de la momentul publicarii in sistem.

3. Descarcarea facturii electronice

Pentru descarcarea unei facturi se acceseaza sectiunea „Factura electronica – Raspunsuri factura”, se selecteaza CIF-ul si numarul de zile pentru care doreste sa se afiseze raspunsurile si se apasa butonul „Obtine raspunsuri”.

Dupa afisarea listei cu facturi incarcate, utilizatorul va apasa butonul „Descarca” din dreptul facturii care prezinta interes.

4.Transformarea fisierului XML in PDF

Pentru o vizualizare facila fisierul XML poate fi transformat intr-un fisier PDF cu ajutorul aplicatiei Transformare XML in PDF. In cadrul acesteia se incarca fisierul XML si se vor apasa, pe rand, butonul Incarca si butonul Descarca.

5. Arhivarea fisierelor XML
 

Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO eFactura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in
sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.

6. Modalitatea de solicitare a documentelor mai vechi de 60 zile si de repostare in sistemul national RO e-Factura
 

In cazul in care emitentul/destinatarul constata ca exista documente nedescarcate, poate face o solicitare de repostare a documentelor in sistemul RO eFactura.

Aceasta solicitare trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
- Numar index de incarcare (in cazul in care acesta este cunoscut);
- Data documentului – asa cum este comunicata de catre vanzator;
- Descrierea documentului: numar factura, nume cumparator, cod fiscal cumparator, nume vanzator, cod fiscal vanzator.

Sistemul aloca automat un numar de inregistrare a solicitarii.

Raspunsul la solicitare consta in repostarea in sistem a documentului solicitat si transmiterea unei notificari.
Notificarile sunt transmise automat la adresele de mail completate in SPV de catre reprezentantii emitentului/destinatarului, daca a fost exprimata optiunea in acest
sens. 

GHIDUL e-Factura poate fi consultat integral aici >>