Totul despre PFA: Cum se organizeaza contabilitatea, inscrierea in SPV si obligatii declarative

Potrivit art. 69 alin. (1) din Codul fiscal, in cazul persoanei fizice ce desfasoara o activitate independenta in mod individual si este organizata ca persoana fizica autorizata conform OUG 44/2008, venitul net anual se determina pe baza normelor de venit de la locul desfasurarii activitatii. Cu toate acestea, doar in masura in care activitatea desfasurata de persoana fizica autorizata este cuprinsa in nomenclatorul elaborat de MFP in conformitate cu CAEN al activitatilor pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, aceasta poate determina impozitului pe venit pe baza normelor de venit anuale.

Actul normativ care aproba Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, activitati desfasurate de contribuabili din productie, comert si prestari de servicii in vederea realizarii de venituri, este OMFP 925/2017. Din analiza activitatilor enumerate in anexa la ordin in functie de codurile CAEN se poate fi identifica daca activitatea pentru care a fost autorizata PFA, a fost cuprinsa printre activitatile pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, intrand asadar sub incidenta prevederilor art. 69 din Codul fiscal referitoare la determinarea venitului net anual pe baza normelor de venit.

In situatia in care activitatea este inclusa in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, activitati desfasurate de contribuabilii care realizeaza venituri din activitati de productie, comert, prestari de servicii aprobat prin OMFP 925/2017, activitatea organizata de regula intr-o forma reglementata de OUG 44/2008, persoana fizica poate determina venitul net anual pe baza normelor de venit de la locul desfasurarii activitatii sau poate opta pentru determinarea venitului net in sistem real, in conditiile reglementate de art. 69^1 din Codul fiscal.

In caz contrar, in care codul CAEN pentru care a fost autorizat PFA sa functioneze nu este inclus in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, venitul net se determina in sistem real pe baza datelor din contabilitate in conformitate cu dispozitiile art. 68 din Codul fiscal.

In cazul in care PFA desfasoara doua sau mai multe activitati care genereaza venituri din activitati independente, care se regasesc in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, venitul net din aceste activitati se stabileste de catre PFA prin insumarea nivelului normelor de venit corespunzatoare fiecarei activitati.

In schimb, daca PFA desfasoara o activitate inclusa in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit si o alta activitate independenta care nu se regaseste in acesta, venitul net anual se determina in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, potrivit prevederilor art. 68 din Codul fiscal.

Precizam ca indiferent daca activitatile autorizate se regasesc in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, PFA are posibilitatea de a opta pentru determinarea venitului net in sistem real, potrivit art. 68 din Codul fiscal.

Optiunea de a determina venitul net in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, potrivit prevederilor art. 68 din Codul fiscal, este obligatorie pentru PFA pe o perioada de 2 ani fiscali consecutivi si se considera reinnoita pentru o noua perioada daca PFA nu solicita revenirea la sistemul anterior.

Optiunea pentru determinarea venitului net anual in sistem real se exercita prin completarea Declaratiei unice 212 cu informatii privind determinarea venitului net anual in sistem real si depunerea formularului la organul fiscal competent in termenul legal de depunere de 25 mai inclusiv a anului urmator celui de realizare a veniturilor. In acest caz, perioada de 2 ani fiscali cuprinde anul fiscal de realizare a veniturilor pentru care se depune Declaratia unica 212 prin care se exercita optiunea si anul fiscal urmator acestuia.

Pentru a reveni la sistemul anterior, PFA completeaza corespunzator Declaratia unica 212, aferenta veniturilor realizate in anul urmator expirarii perioadei de 2 ani, si depune formularul la organul fiscal competent, pana la termenul legal de depunere de 25 mai inclusiv a anului urmator celui de realizare a veniturilor.

Trebuie avut in vedere ca in situatia in care in anul fiscal anterior PFA inregistreaza un venit brut anual mai mare decat echivalentul in lei al sumei de 25.000 euro, incepand cu anul fiscal urmator va avea obligatia determinarii venitului net anual in sistem real. Cursul de schimb valutar utilizat pentru determinarea echivalentului in lei al sumei de 25.000 euro este cursul de schimb mediu anual comunicat de Banca Nationala a Romaniei, pentru anul de realizare a venitului. Aceasta categorie de contribuabili are obligatia sa completeze si sa depuna Declaratia unica pana la termenul legal de depunere de 25 mai inclusiv a anului urmator celui de realizare a veniturilor.

Prin urmare, PFA va trebui sa verifice in primul rand codul/codurile CAEN pentru care a fost autorizata pentru a identifica includerea lor in Nomenclatorul activitatilor independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, dar si modul de completare a Declaratiilor unice 212 depuse anterior pentru a identifica modalitatea de stabilire si declarare a veniturilor, posibile optiuni anterioare pentru sistemul real.

Inscrierea in SPV (Spatiul privat virtual) pe baza unei semnaturi electronice calificate nu este doar recomandata, ci a devenit obligatorie legal pentru toti profesionistii, inclusiv pentru PFA, incepand cu 1 martie 2022. Astfel, potrivit art. 79 din Codul de procedura fiscala, persoana fizica care exercita o activitate economica in mod independent in una dintre formele prevazute de OUG 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale, este obligata sa transmita organului fiscal central documente de natura cererilor, inscrisurilor sau oricaror alte documente prin mijloace electronice de transmitere la distanta in conditiile prezentului articol, respectiv prin inrolarea in sistemul de comunicare electronica dezvoltat de Ministerul Finantelor/ ANAF. Procedura de inrolare si autentificare in SPV este reglementata de OMFP 660.2017.

Chiar daca Declaratia unica 212 se poate depune si in format letric, direct la registratura organului fiscal sau prin posta, cu confirmare de primire, nu doar prin intermediul serviciului Spatiul privat virtual (SPV) si pe site-ul e-guvernare.ro, cu semnatura electronica calificata, PFA va fi obligata sa incarce facturile emise in sistemul RO e-Factura prin SPV in termen de 5 zile lucratoare, potrivit dispozitiilor OUG 120/2021, fiind necesara semnatura electronica (certificat digital calificat). Accesul in modulul e-Factura din cadrul SPV se face exclusiv pe baza de certificat digital, nefiind posibil accesul doar cu nume de utilizator si parola.

In momentul in care PFA va renunta la contabil, asa cum este precizat in cuprinsul intrebarii, persoana fizica va devenit reprezentantul „digital” al entitatii autorizate.

Asadar, PFA va trebui sa achizitioneze semnatura electronica, sa parcurga pasii de inregistrare in SPV, sa conduca Registrul de incasari si plati si celelalte registre proprii contabilitatii in partida simpla, daca venitul net se determina in sistem real, si Registrul de evidenta fiscala, sa emita si transmita facturile in SPV (e-Factura).

In ceea ce priveste obligatiile declarative, trebuie subliniat faptul ca PFA va avea obligatia depunerii Declaratiei unice 212 si nu a Declaratiei 112.

Astfel, Declaratia unica 212 se va depune o singura data pe an pana la data de 25 mai a anului urmator celui de realizare a veniturilor, pentru declararea impozitului pe venit datorat, a CAS si CASS datorate de catre PFA, in timp ce depunerea Declaratiei 112 nu ar putea interveni in principiu decat in situatia in care PFA ar avea salariati.

Declaratia unica 212 se depune asadar o singura data pe an, pana la data de 25 mai a anului urmator celui de realizare a veniturilor, in vederea declararii venitului realizat si stabilirii/definitivarii impozitului anual pe venit si a contributiilor sociale.
Totodata, declaratia se depune oricand in cursul anului curent, in vederea declararii CASS datorata de catre persoanele fizice care opteaza pentru plata contributiei. Declaratia poate fi corectata de PFA din propria initiativa, ori de cate ori informatiile actuale nu corespund celor din declaratia depusa anterior, prin depunerea unei declaratii rectificative in conditiile prevazute de Codul de procedura fiscala.

Astfel, pentru veniturile realizate in anul 2025, Declaratia unica 212 se va depune pana la data de 25 mai 2026, PFA urmand sa completeze in Capitolul I, Sectiunea 1 Date privind veniturile realizate din Romania, in functie de regimul de impunere, sistem real sau norme de venit, fie Subsectiunea 1 Date privind impozitul pe veniturile impuse in sistem real/pe baza cotelor forfetare de cheltuieli, fie Subsectiunea 2 Date privind impozitul pe veniturile din activitati independente, impuse pe baza de norma de venit. In ceea ce priveste CAS si CASS acestea fac obiectul declararii in Sectiunea 3 Date privind contributia de asigurari sociale si contributia de asigurari sociale de sanatate datorate, Subsectiunea 1 Date privind contributia de asigurari sociale datorata si/sau, dupa caz, Subsectiunea 2 Date privind contributia de asigurari sociale de sanatate datorata.

Optiunea privind plata CASS aferenta anului 2026 se va realiza, doar daca este cazul, prin completare Capitolului II cu varianta selectata in functie de situatia in care s-ar incadra PFA (de exemplu, daca a fost inregistrata pierdere fiscala in anul fiscal anterior sau un venit net anual egal cu zero in anul fiscal anterior).

Raspuns oferit in luna decembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.